Miriam Dijst Coaching
tijdsindeling

“Dat doe ik wel even”, “Ja hoor, dat gaat wel lukken denk ik”.
Hoor jij je dit regelmatig zeggen? Maar ontdek je vervolgens dat ‘even’ toch een stuk langer duurde dan je had gedacht? En dat al die ‘gaat-wel-lukken-zaken’ zich ineens enorm hebben opgehoopt? Dan zal je vast stress ervaren, doordat je merkt dat je tijd tekort hebt om alles te regelen en te organiseren. Daarom hier een stappenplan om te voorkomen dat je overal ‘ja’ op zegt, door het krijgen van een realistisch beeld van je beschikbare tijd.

 

Werkstress

Uit recente cijfers van TNO blijkt dat inmiddels bijna 1 op de 6 werknemers last heeft van burn-out gerelateerde klachten door de hoge werkdruk die zij ervaren. En houdt werkdruk langere tijd aan, veroorzaakt dat werkstress met de daarbij behorende mentale en fysieke klachten. Werkstress ontstaat in het algemeen doordat je met werkzaken bezig bent die je niet kunt doen of die je eigenlijk niet wilt doen. En onder niet kunnen hoort ook het hebben van te veel werk in de beschikbare tijd. Als je dit herkent, kan je aan de slag met de volgende 4 basisstappen om hier overzicht in te krijgen. Weet je gelijk wanneer je een keer ‘nee’ kunt zeggen.

Ken jij jouw eigen stress signalen?
Vraag hier de gratis checklist aan met 33 signalen van chronische stress en leer ze kennen. Dan weet je gelijk of het voor jou handig is om (preventieve) maatregelen te nemen.

 

Basisstappen voor een realistische tijdsplanning

Als stress langere tijd aanhoudt vanwege een te hoge werkdruk, zal je merken dat je het overzicht over je werkzaamheden langzamerhand bent kwijtgeraakt. Dit heeft tot gevolg dat je alles gaat uitstellen, gewoonweg omdat je niet meer weet waar je het eerste aan moet beginnen. Daarom deze basisstappen om het overzicht in je werk terug te krijgen, door te werken met een planning die wél realistisch is.

 

  1. Maak een overzicht van al jouw werkzaamheden
    Maak eerst een overzicht van alle werkzaamheden die je op dit moment hebt liggen. Deel deze ‘hoofdtaken’ dan in in kleinere deeltaken, dus alle stappen die je moet doen om je hoofdtaak helemaal af te ronden. Wanneer je dat doet, heb je in ieder geval alvast weer inzicht in wat het voor jou betekent om zo’n hoofdtaak uit te voeren. En dat voelt al een stuk beter. Laat je hierbij niet overspoelen door de gedachte dat het meer werk is dan je dacht, parkeer die gedachte maar even.
  1. Noteer per deeltaak de benodigde tijd
    Nu je inzicht hebt in je deeltaken, kan je ook veel makkelijker inschatten hoeveel tijd je per deeltaak nodig hebt om die uit te voeren. Hiermee wordt in ieder geval jouw tijdsbeeld over hoe lang je met een bepaalde hoofdtaak bezig bent, al een stuk realistischer. Nog even een opmerking voor de perfectionistisch ingestelde mensen onder ons: Vaak plan je te weinig tijd in voor een taak, omdat je denkt dat je dat wel ‘even’ doet. Maar hoe langer je met deze stappen werkt, hoe beter je inzicht krijgt in hoe lang je werkelijk over een bepaalde taak doet.
  1. Bereken je effectieve werktijd
    Vervolgens ga je berekenen hoeveel effectieve werktijd je gemiddeld in een week hebt om je taken uit te voeren. Dat zijn dus jouw contracturen min de uren voor overleg en min de uren voor onvoorzien. Dat laatste is vaak iets waar je geen of onvoldoende rekening mee houdt. Onvoorziene tijd is bijvoorbeeld de tijd voor telefoontjes die tussendoor komen, collega’s die binnen komen lopen om wat te vragen of voor wanneer een deeltaak toch meer werk was dan je in 1e instantie dacht. Dat kan zomaar oplopen tot 1 à 2 uur per dag, afhankelijk van wat voor soort functie je uitvoert.
  1. Plan je deeltaken in
    Nu je het overzicht van je hoofdtaken hebt, je deeltaken, de benodigde tijd die je nodig hebt om dit uit te voeren en je effectieve werktijd, kan je de deeltaken gaan inplannen in je agenda met de juiste prioriteiten. Merk je dat je meer uren nodig hebt om je werkzaamheden uit te voeren dan je beschikbare effectieve werkuren, zal je daar een oplossing voor moeten zoeken. Je kunt bijvoorbeeld hulp vragen, taken uitbesteden of misschien kom je wel tot de conclusie dat je helemaal niet de aangewezen persoon bent voor een bepaalde taak of valt het niet onder jouw verantwoordelijkheid. Bespreek dat dan verder met je leidinggevende.

Door overzicht te creëren en vervolgens via deze basisstappen weer de regie over je werk terug te krijgen, zal je merken dat dat gelijk je stress verlaagt!

 

Wil je voortaan meer tips ontvangen voor een lekker ontspannen leven?

Meld je dan aan voor de ‘Stress-weg-wijzer’ en ontvang deze 1x per 2 weken in je mailbox

Ja, ik wil de Stress-weg-wijzer ontvangen!

 

Gratis tips ontvangen voor een lekker ontspannen leven?

Vul dan je gegevens in en ontvang 1 x per 2 weken de Stress-weg-wijzer met leuke tips, interessante weetjes en inspirerende quotes
Voornaam
Achternaam
E-mailadres